Сегодня каждый здравомыслящий руководитель желает знать: насколько эффективно подчиненные ему сотрудники используют свое рабочее время. И в этом есть свой резон, ведь «время - деньги» как заметил еще Бенджамен Франклин.

Однако на практике любой аудит рабочего времени неизбежно сопряжен с затратами нервов, того же времени и соответственно средств. Возникает вопрос: как поступать, чтобы минимизировать их? Рекомендуем применять метод моментных наблюдений.

Метод моментных наблюдений (ММН) - это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.

Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.

Как и любой другой метод ММН имеет свои достоинства и свои недостатки.

Достоинства ММН:

• Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.
• Низкая трудоемкость проведения наблюдений.
• Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т.д.) без ущерба качеству исследования.
• Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений) .
• Отсутствие психологического прессинга на работников со стороны наблюдателей.
• Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.
• Низкая трудоемкость обработки материалов наблюдений.

Недостатки ММН:

• Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.
• Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.
• Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.

Ст. 21 ТК РФ:

Работник имеет право на полную информацию об условиях и охране труда на рабочем месте.

Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ:

Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Ч. 1 ст. 24 Конституции РФ:

Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.

Даже беглый взгляд позволяет легко убедиться в том, что достоинства рассматриваемого метода явно превалируют над его недостатками. Более того на текущий момент ММН - это единственный метод с помощью которого можно осуществлять скрытые наблюдения за деятельностью сотрудников, не применяя специальных технических средств (видеокамер, специализированных компьютерных программ и пр.) , что определенно облегчает участь работодателя. Ведь в подобном случае он освобождается от необходимости соблюдения ряда обязательных с точки зрения действующего законодательства (ст. 21 ТК РФ, ч. 1. ст. 23, ч. 1 ст. 24 Конституции РФ и др.) условий. Например, таких как дополнение документов, регламентирующих трудовую деятельность в организации (Трудовой договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор) , соответствующей информацией о наличии систем слежения с обоснованием производственной необходимости их установки; размещение в помещениях с установленным видеооборудованием специальных извещающих табличек и т.п.

Возможности метода:

Метод наиболее эффективен при решении следующих задач:

• определение и оптимизация загрузки исполнителей работ/оборудования;
• выявление и ликвидация простоев исполнителей работ/оборудования;
• разработка мероприятий по совершенствованию организации труда;
• получение исходных данных для расчета нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и норм обслуживания.

Необходимое условие для успешного применения ММН:

Решающее значение при проведении моментных наблюдений имеет объем производимых наблюдений. Он должен быть достаточным, чтобы обеспечить достоверность и репрезентативность получаемых результатов. Устанавливается этот объем с учетом правил статистики по следующей формуле:

где
M
K - ориентировочный коэффициент полезного использования рабочего времени;
(1-K) - удельный вес перерывов/простоев;
p - допустимая величина ошибки результатов наблюдения, %;
t - коэффициент доверительной вероятности (коэффициент доверия) .

Величина коэффициента K определяется на основании ранее проведенных исследований. Если исследования не проводились и соответственно достоверных данных о величине этого коэффициента нет, то он берется ориентировочно или принимается равным 0,5, поскольку именно этой величине соответствует максимум дисперсии доли, от которой зависит ошибка выборки:

Величина p обычно находится в пределах от 3 до 10%. Коэффициент доверительной вероятности t для стабильного производственного процесса (при частой повторяемости элементов затрат рабочего времени) принимается равным 1,4 (соответствующая ему доверительная вероятность - 0,84) . Для нестабильного производственного процесса (единичное и мелкосерийное производство) t=1,7 (соответствующая ему доверительная вероятность - 0,92) . Вообще в практике исследований рабочего времени вероятность возникновения того или иного события принято ограничивать в пределах от 0,84 до 0,95. Это означает, что в 84-95 случаях из 100 ошибка не выйдет за пределы допустимой.

Реализация метода:

На практике метод осуществляется в 4 этапа:

1. Подготовка к наблюдениям.
2. Проведение наблюдений.
3. Обработка и анализ результатов.
4. Разработка мероприятий и рекомендаций.

В рамках первого этапа формулируется цель и осуществляется выбор объектов наблюдения; определяются необходимый объем наблюдений (1) , количество обходов (2), продолжительность одного обхода (3) ; разрабатываются маршрут наблюдения, график обходов и лист наблюдений (Рис. 1) .

При этом расчет количества обходов производится по следующей формуле:

где
M - необходимый объем наблюдений;
N - число исполнителей работ/единиц оборудования, которое планируется обследовать.

Продолжительность одного обхода может определяться путем непосредственных замеров или рассчитываться по формуле:

где
L обх. - длина маршрута обхода рабочих мест, м;
0,6 - средняя длина одного шага, м;
0,015 - норматив времени на 1 м, мин.

Маршрут наблюдения устанавливается таким образом, чтобы было возможно попеременно видеть всех исполнителей работ/все единицы оборудования. Оптимально, если он будет коротким и не содержащим холостых переходов.

Что касается графика обходов рабочих мест, то составлять его не обязательно. Главное - обеспечить наблюдениям случайный и одинаково возможный характер. Ведь моментное наблюдение, по сути, выборочное обследование, аналогичное случайной выборке.

Т.е. наблюдения можно осуществлять лишь тогда, когда для этого есть возможность и время.

В рамках второго этапа наблюдатель последовательно (т.е. согласно установленному маршруту) осуществляет обход соответствующей производственной/офисной территории. Поравнявшись с тем или иным объектом наблюдения, он мысленно отмечает, что происходит на объекте в момент его посещения (какой вид деятельности) . При этом письменно зафиксировать «увиденное» (условным шифром в специальном бланке) он может, как непосредственно находясь рядом с объектом, так и позднее, покинув поле зрения работников, тем самым обеспечив скрытый характер исследованию. Наблюдения проводятся до тех пор, пока не достигнут установленного объема (M) .

Важное замечание: в практике моментных наблюдений довольно распространенной является следующая ситуация: наблюдатель, подходя к объекту, замечает, что у него/на нем закончился один и начался другой вид деятельности. В этом случае в листе наблюдений фиксируют первый вид деятельности.

В рамках третьего этапа по каждому наблюдаемому виду деятельности подсчитывается количество зафиксированных моментов. Далее определяются общая сумма моментов наблюдений по всем видам деятельности и удельный вес (процентное выражение) каждого вида деятельности. На основании данных об удельном весе и общем времени проведения наблюдений производится расчет абсолютных величин затрат и потерь рабочего времени (в мин.) . Осуществляется анализ полученных результатов.

В рамках четвертого этапа по итогам проведенного анализа производится разработка соответствующих организационно-технических мероприятий/рекомендаций.

Рисунок 3.

Пример практического применения ММН:

Метод был довольно успешно использован на предприятии, основной сферой деятельности которого является оказание IT-услуг и услуг связи. В обиходе он получил название «Засланный казачок».

Предыстория такова: в управлении по экономике и финансам данного предприятия в связи с увольнением начальника расчетно-тарифного отдела образовалась вакансия. Ее не могли закрыть в течение более чем полугода. В этот период работу отдела одновременно курировали руководитель управления и заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Что интересно, если на первых порах специалисты отдела продолжали эффективно выполнять свои функции, то спустя два месяца (с момента образования вакансии) от руководителей смежных подразделений начали поступать жалобы на работу отдела (в частности на увеличение сроков расчета смет, согласования договоров и сметной документации) . При этом специалисты, парируя эти обвинения, ссылались на резко возросший объем работ, что косвенно подтверждалось данными системы учета рабочего времени: они приходили на работу за час, полтора до начала рабочего дня и/или уходили спустя час, полтора после его окончания.

Для разрешения сложившейся ситуации в расчетно-тарифный отдел временно был переведен один из стажеров управления по работе с персоналом. Перед ним кулуарно была поставлена задача - наряду с выполнением вспомогательных работ провести в отделе скрытое наблюдение по ММН. Это был своеобразный эксперимент, материалы и результаты которого легли в основу отчета (стажера) о производственной практике.

Краткая характеристика проведенной работы:

Общая продолжительность работы составила 23 рабочих дня , из которых 5 дней было затрачено на ознакомление со спецификой деятельности отдела, функциями сотрудников, вхождение в коллектив и на подготовку к наблюдению, 15 дней заняло непосредственно наблюдение, а оставшиеся 3 дня ушли на обработку и анализ полученных результатов.

Необходимый объем наблюдений был рассчитан по формуле (1) :

Количество обходов по формуле (2) :(в отделе 4 сотрудника).

Наблюдения проводились в соответствии с графиком , представленным ниже:

Таблица № 1. График наблюдений

Основным ориентиром при составлении этого графика являлся режим работы стажера - неполная рабочая неделя.

Время начала каждого конкретного обхода (в тот или иной день наблюдения) было установлено с помощью ППП (пакета прикладных программ) MS Excel. Для этого была использована функция СЛУЧМЕЖДУ(нижняя_граница;верхняя_граница).

Таблица № 2. Генерация случайных чисел

Соответственно 1-й обход должен был произойти в 09:07, 2-й обход в 09:32, 3-й обход в 11:24 и т.д.

Маршрут обходов не разрабатывался, так как все рабочие места находились в пределах постоянной видимости стажера (наблюдения осуществлялись в помещении общей площадью 20 м2) . Большую часть наблюдений стажер произвел, что называется, не сходя со своего рабочего места.

Виды деятельности, подлежащие регистрации, были определены на основании наблюдений за сотрудниками, сделанных в течение 5-ти первых дней работы стажера в отделе. По результатам этих наблюдений была составлена таблица № 3. Она оказалась весьма полезной: к ней было удобно обращаться, чтобы уточнить корректность отнесения фиксируемого момента к тому или иному виду деятельности. Кроме того, с учетом данных этой таблицы была заполнена лицевая сторона листа наблюдений (блок «Вид деятельности") (Рис. 2) .

Таблица № 3. Состав видов деятельности

Всего было заполнено 15 листов наблюдений. На рис. 2 в качества примера представлен заполненный лист наблюдений № 1:

Рисунок 2.

Заполнение листов наблюдений производилось непосредственно в ППП MS Excel, что значительно сократило время их обработки, а также обеспечило закрытость проводимого исследования.

Процесс обработки заключался в подсчете количества зафиксированных моментов по каждому виду деятельности в разрезе конкретного сотрудника и отдела в целом, а также в определении общей суммы моментов наблюдений по всем видам деятельности и установлении удельного веса каждого вида деятельности. При этом сначала подсчет количества зафиксированных моментов производился отдельно по каждому листу наблюдений (заполнялась таблица № 4) , затем путем суммирования полученных результатов, формировались итоговые значения за весь период наблюдения (таблица № 5) .

Вот так постепенно вырисовывалась картина фактических затрат рабочего времени сотрудников отдела.

Таблица № 4. Число зафиксированных моментов наблюдений

Таблица № 5. Итоги наблюдения

Анализ полученных результатов:

По итогам наблюдений было установлено, что (в среднем) рабочее время сотрудников отдела распределяется следующим образом: 6% занимает обслуживание рабочего места, 4% - подготовительно-заключительная деятельность, 39% - основная деятельность, 12% - вспомогательная деятельность, 22% - потери рабочего времени, 5% - отдых и личные надобности. В результате загрузка одного сотрудника (в среднем) составляет 55%.

Потери рабочего времени сотрудников отдела варьируются от 15% до 32%. Самый высокий процент потерь был выявлен у специалиста (без категории) - 32%. Далее следуют специалист 2-й категории - 25%, специалист 1-й категории - 18%, ведущий специалист - 15%.

Наибольшей в структуре потерь рабочего времени является доля потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины (18%) . Печальными лидерами среди сотрудников по уровню этих потерь являются специалист (без категории) (31%) и специалист 2-й категории (21%) .

Рисунок 4.

В целом, исходя из результатов наблюдений, резервы рабочего времени за счет сокращения потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины и потерь, обусловленных организационно-техническими причинами, в среднем составляют 22%.

Однако существуют и скрытые резервы (Рис. 5) . Это резервы рабочего времени за счет сокращения непредвиденных работ. В среднем по отделу они составляют 11%.

Вывод: Анализ результатов наблюдений показал, что основной причиной неэффективной работы отдела является нерациональное использование сотрудниками своего рабочего времени.

Управленческие решения, принятые по итогам работы:

Введена система планирования и отчетности для сотрудников отдела. В соответствии с ней каждый сотрудник в конце рабочей недели (пятница до 12:00) должен представлять руководителю управления или его заместителю отчет о выполненных работах, а также план работ на следующую неделю.

Часть поручений руководства управления , которые ранее поступали в отдел через ведущего специалиста, стали поступать в отдел через специалиста (без категории) и специалиста 2-й категории. Они же стали представлять руководству и отчет об их выполнении.

В целях сокращения объема непредвиденных работ расчет и корректировка смет к договорам стали производиться специалистами отдела исключительно на основании служебных записок от подразделений , а не в авральном порядке.

Таблица № 6. План работ на неделю

Таблица № 7. Отчет о выполнении плана работ

Вместо эпилога:

ММН - это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени сотрудников/оборудования. Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, любой руководитель (компании, структурного подразделения, магазина, склада и т.п.) может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Приложения к статье:

Значения коэффициента доверия для различных доверительных вероятностей

ЦЕЛЬ выраж. мнения о достов. показ-ей отчетности в части отражения операций по формированию и использованию резервов (установление обоснованности формирования и правильности учета резервов.)

СЧЕТА РЕЗЕРВОВ:

Счет 14 «Резервы под снижение стоимости матер. ценностей» (Создан 91.2 / 14)

Счет 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений» (Создан 91.2 / 59)

Счет 63 «Резервы по сомнительным долгам» (Создан 91.2 / 63)

Счет 96 «Резервы предстоящих расходов» (Создан 20,25,/96)

Оценка обоснованности включения статей в данный резерв;

Подтверждение достоверности оформления и отражения в учете формир и испол. резервов;

Оценка качества инвентаризаций зарезервированных сумм;

Арифметический контроль показателей резерва.

ИНФОРМ. БАЗА

учетные регистры аналитического и синтетического учета,

разработочные таблицы (по распределению);

справки-расчеты о распределении резерва

акты (ведомости) по инвентаризации резерва

журналы-ордера,

счета 14,58,96,63, (91 ,20-ые)

Главная книга, ББ

НОРМ БАЗА:

НК, УП, ФЗ 129 «О БУ», ФЗ 307 «Об ауд деят»,

1) Тест средств контроля (Распредел фун принятия реш., соверш. Опер. И контроль за ними)

Проверка соблюд норм актов,

Проверка учетных процедур признания расходов в резерв;

Проверка организации документооборота

Проверка учетных процедур списания резерва (использовании)

Проверка порядка формиров отч-ти

Резервы неиспользованные – сторнируются в конце года

ПРОГРАММА

1) Тест средств контроля

2) Аудиторские процедуры по существу:

Проверка данных регистров резервов и сверка их со счетами главной книги

Анализ состава и обоснованности отнесения отдельных видов расходов на резерв

Проверка правильности разграничения использования резерва по отчетным периодам

Проверка правильности списания неиспользованных резервов

Изучение данных инвентаризации резервов и сравнение результатов с данными аналитического учета. Проведение инвентаризации (при необходимости)

Подсчет и сверка данных аналитического учета затрат на производство с данными учетных регистров

ПОДРОБНЕЕ АУДИТ 96 «резерв предстоящих расходов»

ЦЕЛЬ - формирование мнения о достоверности данных показателей бухгалтерской отчетности, отражающих суммы недостач и потерь.

Выполняя процедуру проверки 9 7 резервов предстоящих расходов, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

Бухгалтерский учет резервов предстоящих расходов соответствует положениям нормативных актов?

Данные аналитического и синтетического учета по счету 96 "Резервы предстоящих расходов" соответствуют данным главной книги и баланса?

Корреспонденция счетов по счету 96 "Резервы предстоящих расходов" составлена в соответствии с положениями нормативных актов?

Сверка данных аналитического учета резервов предстоящих расходов с оборотами и остатками синтетического учета

При проведении аудита необходимо сверить тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счету 96 синтетического учета резервов предстоящих расходов.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по счету 96 учета резервов предстоящих расходов.

Сверка данных бухгалтерского учета резервов предстоящих расходов с данными бухгалтерской отчетности

Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что:

Конечные сальдо по счету синтетического учета резервов предстоящих расходов (96) предыдущего отчетного периода соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного периода;

Соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета резервов предстоящих расходов;

Проверка правильности создания резервов предстоящих расходов.

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке создания резервов предстоящих расходов.

сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов в затраты на производство и расходы на продажу, предназначен счет 96 "Резервы предстоящих расходов". В частности, на этом счете могут быть отражены суммы:

Предстоящей оплаты отпусков (включая платежи на социальное страхование и обеспечение) работникам организации;

На выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;

Производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства;

На ремонт основных средств;

Предстоящих затрат на рекультивацию земель и осуществление иных природоохранных мероприятий;

На гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание.

Создавать резервы или нет организация решает сама. Решение о создании резервов и порядок резервирования средств должны быть предусмотрены в учетной политике.

Величину резервируемых на те или иные цели сумм организация рассчитывает самостоятельно.

Суммы резервов предстоящих расходов относятся на те счета бухгалтерского учета, на которых должны учитываться резервируемые затраты.

Согласно ст. 324 НК РФ При определении нормативов отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств налогоплательщик обязан определить предельную сумму отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, исходя из периодичности осуществления ремонта объекта основных средств, частоты замены элементов основных средств (в частности, узлов, деталей, конструкций) и сметной стоимости указанного ремонта. При этом предельная сумма резерва предстоящих расходов на указанный ремонт не может превышать среднюю величину фактических расходов на ремонт, сложившуюся за последние три года. Если налогоплательщик осуществляет накопление средств для проведения особо сложных и дорогих видов капитального ремонта основных средств в течение более одного налогового периода, то предельный размер отчислений в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств может быть увеличен на сумму отчислений на финансирование указанного ремонта, приходящегося на соответствующий налоговый период в соответствии с графиком проведения указанных видов ремонта при условии, что в предыдущих налоговых периодах указанные либо аналогичные ремонты не осуществлялись.

Проверка правильности использования резервов предстоящих расходов

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке использования резервов предстоящих расходов.

Если организация в течение года понесет расходы, под которые создавался тот или иной резерв, делаются записи в дебет счета 96:

Дебет 96 Кредит 23 (69, 70, 76, ...) - отражены фактические затраты, для которых ранее был образован резерв.

В случае, если сумма фактически осуществленных затрат на ремонт основных средств в отчетном (налоговом) периоде превышает сумму созданного резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств, остаток затрат для целей налогообложения включается в состав прочих расходов на дату окончания налогового периода.

Проверка правильности корректировки резерва

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке корректировки резервов предстоящих расходов.

В конце года проводится инвентаризация резервов предстоящих расходов. При этом излишне начисленные суммы резерва сторнируются.

В некоторых случаях излишне зарезервированные суммы в конце года можно не сторнировать. Например, если:

Ремонтные работы рассчитаны на несколько лет;

Выплата вознаграждений за выслугу лет и вознаграждений по итогам работы за год производится в следующем году (например, в январе).

В этих случаях излишне начисленные суммы резервов сторнируются после окончания ремонта или после выплаты соответствующих вознаграждений.

Согласно ст. 324.1 НК ТРФ, расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва. Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.

При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался указанный резерв.

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений единого социального налога.

Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда. Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.

Если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то сумма остатка указанного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода.

По результатам аудита следует подготовить мнение аудитора по вопросам правильности создания и использования резервов предстоящих расходов.

ПОДРОБНЕЕ АУДИТ 96 резервов по сомнительным долгам.

Созданные резервы по сомнительным долгам (счет 63) проверяются аудитором на предмет:

Соблюдения порядка создания и пополнения резервов по сомнительным долгам и его соответствие учетной политике, присоединение сумм неиспользованных резервов к прибыли отчетного периода;

Правомерности отнесения задолженности в разряд сомнительной;

Правильности расчета сумм резервов по сомнительным долгам;

Ведение аналитического учета и его соответствие синтетическому учету.

Аудитор проверяет обоснованность отнесения дебиторской задолженности, которая не погашена в сроки, установленные договором и не обеспечена соответствующими гарантиями, к сомнительным долгам. Анализируются результаты проведения инвентаризации дебиторской задолженности.

ПОДРОБНЕЕ О СЧЕТАХ РЕЗЕРВОВ _ БУХ УЧЕТ

Счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» - о резервах под отклонения стоимости сырья, материалов, топлива, незавершенного производства, готовой продукции, товаров определившейся на счетах бухгалтерского учета, от рыночной стоимости

создаётся в объеме разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью материально-производственных запасов, если последняя выше текущей рыночной стоимости. Случаи создания указанного резерва предусмотрен п. 25 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», и он касается морально устаревших материалов, материалов, полностью или частично утративших свое первоначальное качество, материалов, по которым текущая рыночная стоимость, стоимость продажи снизились.

Резерв создается за счет финансовых результатов. Сумму резерва определяют путем сопоставления фактической себестоимости с рыночной стоимостью по каждому номенклатурному номеру или по группам однородных материальных ценностей. Расчет текущей рыночной стоимости запасов производится специалистами организации на основе информации, доступной до даты подписания бухгалтерской отчетности.

В бухгалтерском балансе величина резерва под обесценение материальных ценностей уменьшает стоимость материально-производственных запасов.

Счет 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений» образуется в объеме разницы между учетной и расчетной стоимостью некотируемых финансовых вложений, по которым произошло устойчивое существенное снижение их стоимости. Под обесценением финансовых вложений понимается устойчивое существенное снижение их стоимости ниже величины экономических выгод, которые организация рассчитывает получить в обычных условиях ее деятельности.

Устойчивым признается снижение стоимости финансовых вложений при одновременном выполнении следующих условий:

* на отчетную дату и на предыдущую отчетную дату стоимость вложений существенно выше их расчетной стоимости;

* в течение отчетного года расчетная стоимость финансовых вложений существенно изменялась исключительно в направлении уменьшения;

На отчетную дату отсутствуют свидетельства того, что в будущем возможно существенное повышение расчетной стоимости данных финансовых вложений.

Если эти условия выполнены, то необходимо создать резерв под Обесценение финансовых вложений. В случае создания резерва в прошлом периоде неизрасходованные суммы резерва относятся на финансовые результаты организации.

На момент формирования резерва анализируются все финансовые вложения, находящиеся в собственности организации, независимо от места их нахождения (в депозитарии, у залогодержателя, у доверительного управляющего). Если расчетная стоимость объекта вложений ниже учетной, то разница между этими величинами включается в сумму резерва.

Итоговая величина резерва определяется как сумма резервов, созданных под обесценение отдельных объектов финансовых вложений.

Образуется указанный резерв за счет финансовых результатов организации (в составе прочих расходов) в коммерческих организациях и за счет увеличения расходов - в некоммерческих.

В налоговом учете порядок создания резерва под обесценение вложений в ценные бумаги, прописанный в ст. 300 Н К РФ, совершенно иной.

Во-первых, резерв под обесценение вложений в ценные бумаги в налоговом учете вправе создавать только профессиональные участники рынка ценных бумаг, осуществляющие дилерскую деятельность.

Во-вторых, резерв под обесценение вложений в ценные бумаги в налоговом учете создается только по эмиссионным ценным бумагам, обращающимся на организованном рынке ценных бумаг.

В-третьих, резервы создаются в налоговом учете в отношении каждого выпуска ценных бумаг, удовлетворяющего указанным требованиям, независимо от изменения стоимости ценных бумаг других выпусков.

Выполняя задачу сближения бухгалтерского и налогового учета, организациям по ценным бумагам, не имеющим текущую рыночную стоимость, устойчивое снижение стоимости лучше не определять и резерв под обесценение финансовых вложений не создавать.

Сумма резервов под обесценение ценных бумаг налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Счет 63 «Резервы по сомнительным долгам» создается по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги на основе проведения инвентаризации дебиторской задолженности организации с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. При этом сомнительным долгом признается такая дебиторская задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Сомнительным долгом признается не любая не погашенная в срок и необеспеченная задолженность, а только задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполняемых работу оказываемых услуг. Периодичность инвентаризации дебиторской задолженности и порядок создания резерва по сомнительным долгам должны быть утверждены в учетной политике.

Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

Данный резерв может создаваться и пополняться в течение года, причем столько раз, сколько предусмотрено в учетной политике инвентаризаций дебиторской задолженности организации. На сумму создаваемых резервов сомнительных долгов дебетуют счет 91 «Прочие доходы и расходы» и кредитуют счет 63 «Резервы по сомнительным долгам». Аналитический учет ведется по каждому сомнительному долгу, на который создан резерв.

Согласно нормам бухгалтерского учета организация имеет право формировать резерв по каждому сомнительному долгу в полном объеме. Формирование резерва, а также списание задолженности на убытки сверх сумм созданного резерва являются прочими расходами.

Сумма резерва по сомнительным долгам определяется в налоговом учете следующим образом:

По сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 дней - в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности;

По сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 дней (включительно) - в сумму резерва включается 50% от суммы выявленной на основании инвентаризации задолженности;

По сомнительной задолженности со сроком возникновения до 45 дней - сумма создаваемого резерва не увеличивается.

Суммы отчислений в создаваемые резервы включаются в состав внереализационных расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако это правило действительно только для организаций, применяющих метод начисления. При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10% выручки отчетного (налогового) периода.

Использовать резерв сомнительных долгов можно только для того, чтобы погасить задолженность, по которой истек срок исковой давности, а также другие долги, нереальные для взыскания.

Сумма резерва, не полностью использованная в отчетном (налоговом) периоде, может быть перенесена на следующие отчетные (налоговые) периоды, но в последующих периодах резерв должен быть скорректирован относительно остатка резерва.

Счет 96 «Резервы предстоящих расходов» Он предназначен для обобщения информации о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов в затраты на производство и расходы на продажу. В частности, на этом счете могут быть отражены суммы: предстоящей оплаты отпусков (включая платежи на социальное страхование и обеспечение) работникам организации; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на ремонт основных средств; на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание.

создаются в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства и обращения. По своей экономической сущности эти резервы можно отнести к собственному капиталу организации. Целями создания резервов предстоящих расходов являются: а) накопление источников финансирования крупных затрат, носящих периодический характер; б) равномерное включение расходов в себестоимость или издержки обращения во времени (их распределение); в) выравнивание промежуточных финансовых результатов.

Система нормативного регулирования определяет строго целевое назначение резервов предстоящих расходов.

Организация может создавать следующие виды резервов:

На предстоящую оплату отпусков работникам;

Выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;

Выплату вознаграждений по итогам работы за год;

Ремонт основных средств;

Гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание и на другие цели.

Организация решает самостоятельно, какие резервы ей создавать, и закрепляет это положение в учетной политике.

Рисунок 1. Классификация резервов экстенсивного и интенсивного характера

Вопрос 2.Классификация внутренних резервов производства.

Для лучшего понимания, более полного выявления и использования хозяйственные резервы классифицируются по разным признакам.

По пространственному признаку выделяют внутрихозяйственные, отраслевые, региональные и общегосударственные резервы.

К внутрихозяйственным принадлежат те резервы, которые выявляются и могут быть использованы только на исследуемом предприятии. Они связаны, в первую очередь, с ликвидацией потерь и непроизводительных затрат ресурсов. К ним относятся потери рабочего времени и материальных ресурсов из-за низкого уровня организации и технологии производства, бесхозяйственности и т.д.

Отраслевые резервы - это те, которые могут быть выявлены только на уровне отрасли, например, выведение новых сортов культур, пород животных, разработка новых систем машин, новых технологий, улучшенных конструкций изделий и т.д. Поиск этих резервов является компетенцией отраслевых объединений, министерств, концернов.

Региональные резервы могут быть выявлены и использованы в пределах географического района (использование местного сырья и топлива, энергетических ресурсов, централизация вспомогательных производств независимо от их ведомственного подчинения и т.д.).

К общегосударственным резервам можно отнести ликвидацию диспропорций в развитии разных отраслей производства, изменение форм собственности, системы управления национальной экономикой и т.д. Использование таких резервов возможно только путем проведения мероприятий на общегосударственном уровне управления.

По признаку времени резервы делятся на неиспользованные, текущие и перспективные.

Неиспользованные резервы - это упущенные возможности повышения эффективности производства относительно плана или достижений науки и передового опыта за прошедшие промежутки времени.

Под текущими резервами понимают возможности улучшения результатов хозяйственной деятельности, которые могут быть реализованы на протяжении ближайшего времени (месяца, квартала, года).

Перспективные резервы рассчитаны обычно на долгое время. Их использование связано со значительными инвестициями, внедрением новейших достижений НТП, структурной перестройкой производства, сменой технологии производства, специализации и т.д.

Как правило, текущие резервы должны быть комплектными, т.е. сбалансированными по всем трем моментам труда. Например, найденный резерв увеличения производства продукции за счет расширения производственной мощности предприятия должен быть обеспечен резервами увеличения численности работников или ростом производительности труда. Необходимы дополнительные запасы сырья, материалов и т.д. Только при таком условии резервы могут быть освоены в текущем периоде. Если такой сбалансированности ресурсов нет, то резерв увеличения производства продукции за счет увеличения производственной мощности не может быть использован полностью. Часть его необходимо отнести к перспективным.

Большое значение для организации поиска резервов имеет их группировка по стадиям жизненного цикла изделия. По этому признаку резервы бывают на стадиях предпроизводственной, производственной, эксплуатации и утилизации изделия.

На предпроизводственной стадии изучаются потребность в изделии, свойства, которыми оно обладает, разрабатываются конструкция изделия, технология его производства, проводится подготовка производства. Здесь могут быть выявлены резервы повышения эффективности производства за счет улучшения конструкции изделия, усовершенствования технологии его производства, применения более дешевого сырья и т.д. Именно на этой стадии объективно содержатся самые большие резервы снижения себестоимости продукции. И чем более полно они выявлены на этом этапе, тем выше эффективность этого изделия вообще.

На производственной стадии происходит освоение новых изделий, новой технологии и затем осуществляется массовое производство продукции. На этом этапе величина резервов снижается за счет того, что уже проведены работы по созданию производственных мощностей, приобретению необходимого оборудования и инструментов, налаживанию производственного процесса. И коренное изменение этого процесса уже невозможно без больших потерь. Поэтому на этой стадии жизненного цикла изделия выявляются и используются в качестве резервов те излишние затраты ресурсов, которые не затрагивают производственного процесса. Эти резервы связаны с улучшением организации труда, повышением его интенсивности, сокращением простоев оборудования, экономией и рациональным использованием сырья и материалов.

Эксплуатационная стадия делится на гарантийный период, когда исполнитель обязан ликвидировать выявленные потребителем неполадки, и послегарантийный период. На стадии эксплуатации объекта резервы более производительного его использования и снижения затрат (экономия электроэнергии, топлива, запасных частей и т.д.) зависят главным образом от качества выполненных работ на первых двух стадиях.

Значит, чтобы получить больший эффект, необходимо проводить поиск резервов беспрерывно и систематически на всех стадиях жизненного цикла изделия и особенно на первых, более ранних его стадиях, где скрыты наиболее существенные резервы.

По стадиям процесса воспроизводства резервы бывают в сфере производства и в сфере обращения. Основные резервы находятся, как правило, в сфере производства, но много их есть и в сфере обращения (предотвращение разных потерь продукции на пути от производителя к потребителю, а также уменьшение затрат, которые связаны с хранением, перевозкой, продажей готовой продукции и приобретением производственных запасов).

Важное значение в АХД имеет группировка резервов по основным трем моментам процесса труда. Отдельно рассматривают резервы, которые связаны с наиболее полным и эффективным использованием основных средств производства, предметов труда и трудовых ресурсов. Такая классификация резервов необходима для сбалансированности их по всем видам ресурсов. Например, выявлен резерв увеличения выпуска продукции за счет более эффективного использования трудовых ресурсов. Но чтобы их освоить, необходимо в том же размере выявить резервы увеличения производства продукции за счет лучшего использования средств труда и предметов труда. Если же по какому-либо ресурсу резервов не хватает, то в расчет принимается наименьшая величина резервов, выявленная по одному из них.

По своей экономической природе и характеру воздействия на результаты производства резервы делятся на экстенсивные и интенсивные (рис. 1). К резервам экстенсивного характера относятся те, которые связаны с использованием в производстве дополнительных ресурсов (материальных, трудовых, земельных и др.). Резервами интенсивного типа считаются те, которые связаны с наиболее полным и рациональным использованием имеющегося производственного потенциала. С ускорением НТП ослабевает роль резервов экстенсивного характера, и усиливается поиск резервов интенсификации производства.

Довольно тесно с предыдущей классификацией cвязана группировка резервов по уровню затратоемкости их освоения. Здесь можно выделить три группы резервов. Наименьших затрат требует освоение резервов за счет сокращения потерь сырья и готовой продукции. Использование резервов второй группы требует значительных затрат, потому что они связаны с внедрением достижений науки и передовой практики без проведения коренной реконструкции производства. Третья группа резервов связана с реконструкцией и техническим перевооружением производства в связи с использованием новейших достижений НТП. Для освоения таких резервов нужны большие затраты.

По способам выявления резервы делятся на явные и скрытые. К явным относятся резервы, которые легко выявить по материалам бухгалтерского учета и отчетности. Они в свою очередь могут быть безусловными и условными. К безусловным относятся резервы, связанные с недопущением безусловных потерь сырья и рабочего времени и отраженные в отчетности. Это недостача и порча продукции и материалов на складах, производственный брак, потери от списания долгов, выплаченные штрафы и др. Такие потери являются результатом бесхозяйственности, расточительства, невыполнения обязательств по договорам, а временами и воровства. Чтобы предотвратить такие потери, необходимо навести порядок в хранении и перевозке материальных ценностей, организовать действенный учет и контроль, обеспечить выполнение обязательств перед покупателями и поставщиками, строго выполнять финансовую и расчетную дисциплину и т.д.

Кусловным потерям относятся перерасходы всех видов ресурсов по сравнению с действующими нормами на предприятии. Условными они считаются потому, что нормы, которые служат базой сравнения, не всегда оптимальны. Если нормы затрат ресурсов на единицу продукции увеличить, то перерасход ресурсов уменьшится или вместо перерасхода может быть экономия и, наоборот, если норму понизить, то возрастет перерасход средств.

Если допустить, что нормы являются оптимальными, то условные потери, которые отражаются в отчетности, свидетельствуют о том, что фактический организационно-технический уровень предприятия не достиг запланированного. Такие потери вызываются неудовлетворительным состоянием оборудования, недостаточной квалификацией рабочих, низким уровнем организации производства, нарушением технологических процессов, невыполнением плана организационно-технических мероприятий и т.д. В результате этого возможны сверхплановые потери рабочего времени, недостаточно полное использование оборудования, перерасход сырья и материалов. Для ликвидации таких перерасходов следует провести те мероприятия по усовершенствованию техники, технологии и организации производства, которые были запланированы.

К скрытым резервам относятся те, которые связаны с внедрением достижений НТП и передового опыта и которые не были предусмотрены планом. Для их выявления необходимо сделать сравнительный внутрифирменный анализ (с достижениями передовых участков, бригад, работников), межхозяйственный (с достижениями ведущих предприятий отрасли), а в некоторых случаях - международные сравнения. И хотя эти резервы не отражаются в отчетности в виде перерасхода ресурсов в сравнении с существующими возможностями отечественной и зарубежной практики, но запаздывание в выявлении и использовании этих резервов временами влечет за собой потери эффективности значительно большие, чем перерасход ресурсов относительно планового уровня.

Важным признаком при классификации резервов является время их возникновения. По этому признаку их можно разделить на резервы, не учтенные при разработке планов, и резервы, возникшие после утверждения плана. Первый вид резервов - это упущенные возможности повышения эффективности производства, существовавшие в момент разработки планов, но неучтенные, что является признаком недостаточной обоснованности и напряженности планов. Другой вид резервов - это возможности, возникшие после разработки и утверждения планов. Наличие таких резервов связано с быстрыми темпами НТП, появлением новых решений, новых возможностей.

Таким образом, классификация резервов позволяет более глубоко понять сущность и организовать их поиск комплексно и целенаправленно.

Осуществляя поиск резервов, следует руководствоваться следующими принципами.

1. Поиск резервов должен носить научный характер: основываться на положениях диалектической теории познания, знаниях экономических законов, достижениях науки и передовой практики. Необходимо при этом хорошо знать экономическую сущность и природу хозяйственных резервов, источники и основные направления их поиска, а также методику и технику их подсчета и обобщения.

2. Поиск резервов должен быть комплексным и системным. Комплексный подход требует всестороннего выявления резервов по всем направлениям хозяйственной деятельности с последующим их обобщением. Системный подход к поиску резервов означает умение выявлять и обобщать резервы с учетом взаимосвязи и соподчиненности изучаемых явлений. Это позволяет, с одной стороны, более полно выявлять резервы, а с другой - избежать их повторного счета.

3. Принцип предотвращения повторного счета резервов вытекает непосредственно из предыдущего. Повторный счет резервов возникает при их обобщении, когда не учитывается взаимодействие различных факторов, от которых зависят результаты хозяйственной деятельности. Так, при подсчете резервов снижения себестоимости продукции допускается их повторный счет, если отдельно определяют резервы за счет увеличения объемов производства продукции и за счет недопущения перерасхода средств по каждой статье затрат без учета воздействия первого фактора на второй. Известно, что с увеличением объема производства продукции пропорционально увеличиваются только суммы условно-переменных затрат, величина же условно-постоянных не меняется. В результате увеличения объема производства продукции перерасход средств на производство продукции уменьшится по многим статьям затрат, а по некоторым вместо перерасхода может быть экономия. Если это не учитывать, то величина резервов снижения себестоимости продукции будет завышена.

В некоторых случаях повторный счет резервов допускается, если они определены по смежным источникам. Например, нельзя суммировать резервы увеличения производства продукции за счет более полного использования трудовых ресурсов, средств труда и предметов труда, так как все эти факторы действуют одновременно и взаимосвязано. Значит, чтобы избежать повторного счета резервов, необходимо хорошо представить взаимосвязь, взаимодействие и соподчиненность всех исследуемых показателей, на которых основывается выявление резервов.

4. Одним из требований к поиску резервов является обеспечение их комплектности, т.е. сбалансированности по трем основным моментам процесса труда (средств труда, предметов труда и трудовых ресурсов). Наибольший резерв, выявленный по одному из ресурсов, не может быть реализован, если недостает резервов по другим ресурсам. Поэтому возникает необходимость проверки комплектности резервов. Резерв будет комплектным тогда, когда он обеспечен всеми необходимыми ресурсами и не только в стоимостной оценке, но и по натурально-вещественному составу. Например, выявлены резервы станочного времени по токарным станкам, а не хватает мощностей по фрезерным. Только после достижения необходимых соотношений ресурсов по натурально-вещественной форме выявленные резервы можно считать комплектными и реальными.

5. Резервы должны быть экономически обоснованными, т.е. при их подсчете необходимо учитывать реальные возможности предприятия, а расчетная величина этих резервов должна быть подкреплена соответствующими мероприятиями.

6. Поиск резервов должен быть оперативным. Чем оперативнее проводится поиск резервов, тем более эффективен этот процесс. Особенно важное значение имеет сокращение времени между выявлением и освоением резервов.

7. Поиск резервов не должен быть дискретным. Его необходимо делать планомерно, систематически, ежедневно.

8. Резервы выявляются тем полнее, чем большее количество работников разных профессий и специальностей участвует в их поиске. Отсюда возникает принцип массовости поиска резервов, т.е. привлечение к этому процессу всех работников, развитие и усовершенствование общественных форм экономического анализа.

9. При предварительном определении направлений поиска резервов надо выделять"ведущие звенья" или"узкие места" в повышении эффективности производства. По этому принципу выделяют участки производства, где систематически не выполняются планы, или имеются большие потери сырья, допускается производственный брак, простои техники и т.д. Таким образом определяются основные направления, по которым поиск резервов идет в первую очередь. Определение резервоемких направлений значительно повышает эффективность поиска резервов.

Это обусловлено тем что одной из главных проблем в деятельности предприятий и организаций является недостаточное использование рабочего времени. Аудит эффективности использования рабочего времени Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с...

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Контрольная работа по дисциплине: Аудит персонала

Тема: Аудит эффективности использования рабочего времени

Екатеринбург 2015

Введение

1. Аудит эффективности использования рабочего времени
2. Аудит эффективности использования рабочего времени персонала ресторана «Золотой Петух»

Заключение

Список литературы

Введение

В настоящее время проблема в сфере эффективного использования рабочего времени приобретает все большее значение. Это обусловлено тем, что одной из главных проблем в деятельности предприятий и организаций является недостаточное использование рабочего времени. Рациональное использование трудовых ресурсов предполагает рост производительности труда, то есть повышение результативности живого труда в единицу времени. Время — ограниченный ресурс и эффективное управление этим ресурсов является важной задачей, стоящей перед многими компаниями для обеспечения их конкурентоспособности.

В экономическом отношении время характеризует движение труда и капитала на производстве, определяет продолжительность пребывания рабочей силы, предметов и средств труда в процессе производства.

Рабочее время служит не только главным производственным ресурсом и важнейшим организационным фактором, но и критерием экономической эффективности производства. Тем самым, меньшие затраты времени на единицу продукции предполагают большую продуктивность труда и эффективность деятельности организации.

1. Понятия аудит и рабочее время

1.1 Аудиторская деятельность, аудит — это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей (аудируемые лица).

Целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Каждое предприятие обязано вести бухгалтерскую и статистическую отчётность, публиковать данные о своей деятельности в порядке, установленном в законодательстве РФ. Предприятие обязано вести учёт своего имущества и совершённых хозяйственных операций, самостоятельно исчислять и уплачивать налоги, представлять бухгалтерскую (финансовую) отчётность, данными которых могут пользоваться все заинтересованные предприниматели и предприятия, - всё это вызвало необходимость независимого вневедомственного финансового контроля, после чего и появилась такая норма контроля как аудит.

Аудит в РФ был узаконен, начиная с 1995 года, а до этого существовали различные виды контроля кроме аудита.

Виды аудита . Обязательный и инициативный аудит .

Обязательная аудиторская проверка осуществляется в случаях, установленных законодательством или по поручению государственных органов. Объем и порядок проведения обязательного аудита регламентируются законодательными нормами.

Инициативный или добровольный аудит осуществляется по решению экономического субъекта, на основе договора с аудитором (аудиторской фирмой). Характер и масштабы такой проверки определяет клиент.

Внутренний и внешний аудит .

Внутренний аудит является неотъемлемым и важным элементом управленческого контроля. Потребность во внутреннем аудите возникает на крупных предприятиях в связи с тем, что верхнее звено руководства не занимается повседневным контролем деятельности организации и низших управленческих структур. Внутренний аудит дает информацию об этой деятельности и подтверждает достоверность отчетов менеджеров.

Внутренний аудит важен для предотвращения потери ресурсов и осуществления необходимых изменений внутри предприятия.

Функции внутреннего аудита могут выполнять не только работники предприятия, но и приглашенные независимые аудиторы.

Внешний аудит проводится независимым аудитором, не имеющим на проверяемом предприятии никаких интересов. Задачей внешнего аудита является подтверждение правильности учета отчетности, оценка соответствия внутреннего контроля (аудита) политике, цели деятельности предприятия и пр.

Внешний аудит может быть добровольным (по желанию предприятий-клиентов) и обязательным (в соответствии с законодательными актами). Обязательный аудит может быть организован также по решению суда или следственных органов.

Различают:

1) аудит, ориентированный на продукт;

2) аудит, ориентированный на процесс;

3) аудит, ориентированный на систему качества.

Аудит, ориентированный на продукт.

Этот вид аудита предназначен для оценки качества продукта (определенного количества готовых продуктов). В ходе аудита взаимосвязано анализируется соответствие качества продукта требованиям потребителей, техническим спецификациям, контрольной и технологической документации, а также делается заключение о действенности, целесообразности и состоянии документации.

Тем самым аудит, ориентированный на продукт, выходит далеко за рамки контроля качества продукта и охватывает также соответствующие элементы системы качества.

Основными целями этого вида аудита качества являются:

– контроль качества продукта;

– доказательство стабильности процесса изготовления продукта;

– обеспечение выводов из результатов конечных испытаний.

Аудит, ориентированный на систему качества

Этот вид аудита предназначен для обширной оценки эффективности всей системы качества. В ходе аудита анализируется соответствие всех инструкций (методологических и рабочих инструкций, а также инструкций по испытаниям и др.) требованиям взятых за основу нормативных документов, а также соответствие проводимых мероприятий по обеспечению качества на предприятии предписаниям на всех стадиях жизненного цикла продукта.

Основными целями аудита, ориентированного на систему качества, являются:

– регистрация фактического состояния системы качества;

– четкое выделение «узких мест»;

– «активирование» правильного отношения сотрудников предприятия к существующим предписаниям. Данный вид аудита предназначен для оценки качества способа или процесса производства. В процессе проведения аудита анализируется соответствие качества процесса рабочим инструкциям, технологическим предписаниям и другой нормативной документации, а также соответствие продуктов на выходе процесса техническим спецификациям и требованиям потребителей. В этом случае, также как и при аудите продукта, одновременно рассматривается действенность, целесообразность и состояние документации и тем самым рассматривается состояние элементов СМК на предприятии.

К числу важнейших целей аудита, ориентированного на процессы, относятся:

– проверка возможности соблюдения технологических параметров;

– документирование параметров производительности и качества процесса;

– определение «узких мест» процесса.

1.2 «Время» — понятие, сконструированное на основе восприятия процессов, событий в протяженности, длительности в мире, т. е. понимание времени, формируется в результате ощущения человеком последовательности событий, как во внешнем материальном мире, так и во внутреннем — психологическом.

Трудовой кодекс РФ рабочее время определяет в ст. 91. Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законом и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.

2. Аудит эффективности использования рабочего времени

Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год, месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и в процентах.

Задачами аудита рабочего времени являются:

• Определение общей структуры затрат рабочего времени ;
• Выявление причин простоев и перерывов в работе, в том числе организационно-технических и по вине работников;
• Разработка предложений по оптимизации трудового процесса и улучшению использования рабочего времени.

По оценке эффективности использования рабочего времени проводят следующие мероприятия:

1. Изучают должностные инструкции, а также, документы, регламентирующие работу сотрудников подразделений;
2. Актуализируют функционал сотрудников подразделений;
3. Выявляют в деятельности сотрудников функциональные роли и возможности их сочетания;
4. Выявляют основные источники потерь рабочего времени и возможности для оптимизации трудовых процессов с помощью моментных наблюдений;
5. Проводят исследования структуры рабочего времени с помощью фотографии рабочего времени.

Применяемые методы:

• Наблюдение
• Фотография рабочего времени (сплошная и выборочная)
• Метод моментных наблюдений
• Анализ документов
• Экспертное интервью

Что дает аудиторская проверка рабочего времени:

• дает возможность спланировать и реализовать мероприятия, по повышению эффективности работы подразделения;
• организовать эффективное взаимодействие между подразделениями компании.

Руководителю:

• позволяет обнаружить и устранить источники потерь рабочего времени сотрудников, а также выявить резервы повышения производительности труда;
• дает аргументы для проведения работ по разработке норм численности персонала подразделений;
• позволяет оптимизировать трудовые процессы.

Сотрудникам:

• позволяет оптимизировать трудовые процессы и снизить напряженность труда, при этом повысив его эффективность;
• обеспечивает прозрачность и определенность требований к результатам труда .

3. Аудит эффективности использования рабочего времени персонала ресторана «Золотой Петух»

Я работаю в ресторане «Золотой Петух». В нашем ресторане систематически проводиться внутренний и внешний аудит. Внутренний аудит проходит каждую неделю, его осуществляет бухгалтер (ревизия), руководитель (проверяет и оценивает частоту рабочих мест, подготовленность к работе и т.д.). Также раз в год осуществляется более широкая проверка со стороны - инспектирование – внешний аудит.

Есть множество методов, но эффективнее применяется метод моментных наблюдений (ММН).

ММН — это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени персонала.

Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, руководитель может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Метод моментных наблюдений (ММН) — это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.

Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.

Достоинства метода:

• Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.
• Низкая трудоемкость проведения наблюдений.
• Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т.д.) без ущерба качеству исследования.
• Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений).
• Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.

Недостатки метода:

• Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.
• Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.
• Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.

Этапы наблюдения:

Первый этап: постановка целей. Как правило, целями исследования, проводимого методом моментных наблюдений, являются: определение структуры затрат рабочего времени как группой сотрудников, так и отдельно каждым из них, а также выявление относительного объема потерь рабочего времени (простоя, несанкционированных перерывов и пр.).

Второй этап: определение длительности исследования, количества наблюдений и выборки работников. Для получения достоверных данных количество наблюдений должно быть достаточно большим. Разумеется, чем больше количество наблюдений, тем выше затраты предприятия на проведение исследования, поэтому длительность наблюдений должна быть экономически целесообразной.

На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ. Для получения достоверных данных о временных затратах персонала на подготовительно-заключительный период работы, обслуживание рабочего места, а также о потерях времени в связи с опозданием на работу и ранним уходом с нее наблюдение должно проводиться в течение всей рабочей смены (рабочего дня).

Третий этап: подготовка бланков моментных наблюдений и начало наблюдений.

Наблюдение следует начинать точно в момент начала рабочего дня (рабочей смены) и завершать в момент его официального окончания (либо фактического, если специалисты задерживаются после окончания рабочего дня).

Четвертый этап: обработка результатов. Обработка полученных в ходе исследования данных начинается с подсчета количества моментов наблюдений по каждой категории затрат рабочего времени. По завершении исследования сведения о состоянии рабочих мест в каждый момент наблюдения, полученные за все дни по каждому работнику, заносятся в таблицу, составленную в Excel. Итоговые данные представляются в виде таблиц и/или диаграмм, отражающих структуру затрат рабочего.

После проведения аудита рабочего времени у нас в ресторане часто выявляются нарушения и со стороны руководителя, и со стороны работника. Руководители нарушают рабочий день сотрудников, задерживают их на работе уже после рабочего дня или вызывают на работу в выходные дни. Происходит это чаще из-за того, что не хватает рабочей силы в организации.

Также работник нарушает режим труда и отдыха. Когда нет посетителей в зале, чаще всего официанты ничего не делают. Хотя работы у них хватает. Делают себе незапланированные перерывы, поэтому не успевают обслужить посетителя (особенно это касается обеденного перерыва, когда у посетителей время ограничено), в результате ресторан теряет клиентов, а как следствие и выручку.

Для повышения эффективности работы необходимо разделить обязанности таким образом, чтобы все официанты были задействованы в работе, а лишние шли на выходной.

Заключение

Рабочее время служит универсальным критерием рациональности всех действующих и проектируемых производственных и организационных систем. Любая система организации труда и производства признается наиболее экономичной, если ее существование при прочих равных условиях происходит с минимальными затратами производственных ресурсов и рабочего времени. При этом цена рабочего времени в каждой экономической системе определяется в основном стоимостью так называемых фондообразующих факторов, состав которых ограничивается содержанием производственных процессов. В любой системе рациональное использование рабочего времени служит первым признаком согласованной организации трудовых, технологических и производственных процессов.

Список литературы

1. Основы аудита Юдина Г.А., Черных М.Н. Учебное пособие. Москва 2006
   1. Аудит и контроллинг персонала Одегов Ю.Г. , Нионова Т.В.
   2. Пугачев В.В. Внутренний аудит и контроль: организация внутреннего аудита в условиях кризиса. М.: Дело и Сервис, 2010
   3. Журнал «Аудит и анализ» №4

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм>
8778.		Режим рабочего времени	17.87 KB
	Понятие режим рабочего времени это такая категория которая включает в себя не только рабочее время но и время отдыха. Режим рабочего времени – установленный законодательством или на его основе способ распределения рабочего времени в рамках астраномического. Режим рабочего времени включает в себя несколько явлений: длительность рабочей недели количество рабочих дней в неделе количество.
18728.		Затраты рабочего времени и методы их изучения	39.19 KB
	Исследования проводятся с целью определения структуры операций затрат рабочего времени рационализации приемов и методов труда выявления причин невыполнения норм нерациональных затрат и потерь рабочего времени получения данных о факторах влияющих на время выполнения элементов операций разработки нормативных материалов оценки качества норм и нормативов а также для решения других задач. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая с установлением структуры затрат времени на...
16285.		Аудит и анализ эффективности проектов развития региональной инфраструктуры	22.83 KB
	Вместе с тем являясь производной от общественного и частного секторов смешанный сектор не только интегрирует достоинства но и в своем худшем выражении может объединять недостатки связанные с присущими исходным секторам видами неэффективности...
14287.		Анализ эффективности использования капитала	140.95 KB
	Определение границ финансовой устойчивости предприятий относится к числу наиболее важных экономических проблем в условиях перехода к рынку, поскольку недостаточная финансовая устойчивость может привести к отсутствию у предприятий средств для развития производства, их неплатежеспособности и, в конечном счете, к банкротству, а избыточная устойчивость будет препятствовать развитию, отягощая затраты производства излишними запасами и резервами.
14213.		Повышение эффективности использования персонала на предприятии	20.94 KB
	Выполнение курсовой работы предполагает решение следующих задач: раскрыть сущность и необходимость формирования управленческой команды; изучить принципы формирования команды; рассмотреть факторы эффективной и симптомы неэффективной команды; определить современные принципы и направления эффективного рационального использования персонала; обосновать критерии для оценки эффективности использования персонала; провести анализ существующего состояния использования персонала в организации принципы расстановки персонала...
10681.		АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСНОВНОГО КАПИТАЛА	384.36 KB
	Анализ использования технологического оборудования. Обновление техники характеризует коэффициент автоматизации Кавт рассчитываемый по формуле: где Ос авт стоимость автоматизированных основных средств ОС м общая стоимость машин и оборудования. Для характеристики состояния рабочих машин оборудования инструментов приспособлений применяют группировку по технической пригодности: пригодное оборудование оборудование требующее капитального ремонта непригодное оборудование подлежащее списанию. Обеспеченность отдельными видами машин...
19832.		Показатели динамики и эффективности использования персонала	35.56 KB
	Причинами обусловливающими необходимость анализа трудовых ресурсов являются исследование состава кадров с целью выявления обеспеченности ими и причин текучести трудовых ресурсов повышение эффективности использования трудовых ресурсов и средств на оплату труда. На спрос и предложение труда влияет государственное регулирование труда и трудовых отношений основными инструментами которого является конституционное право на труд и образование: уровень минимальной заработной платы; регламентированная продолжительность труда и отдыха: разные...
19532.		Кадровый потенциал предприятия и повышение эффективности его использования	298.32 KB
	Производительность труда как показатель эффективного использования человеческих ресурсов.одновременно с этим нам следует извлекать пользу из международного разделения труда в частности привлекать внешний кадровый ресурс для реализации некоторых задач нашего Нового курса через программы аутсорсинга. Оценка является сердцевиной кадрового мониторинга персонала основой для выработки предложений по оптимизации распределения области ответственности и функциональных обязанностей между подразделениями и сотрудниками а также поддержки...
11969.		Анализ экономической эффективности использования медицинских информационных систем	16.93 KB
	Разработана модель и описаны алгоритмы анализа экономической эффективности медицинских информационных систем МИС. Разработан макет программного средства ПС анализа экономической эффективности применения МИС в лечебнопрофилактическом учреждении Программное средство анализа экономической эффективности использования медицинских информационных систем. Эксплуатационным назначением ПС является его использование экономистомэкспертом и руководителем ЛПУ при анализе экономической составляющей деятельности лечебнопрофилактического учреждения а...
19881.		Расчет показателей эффективности использования ресурсов предприятия ООО «ПАВиКО»	194.36 KB
	Предприятие – это самостоятельный хозяйствующий субъект созданный в порядке установленным законом для производства продукции выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения спроса и получения прибыли Прибыль предприятия является важнейшей экономической категорией и основной целью предпринимательской деятельности. Получение наибольшего эффекта с наименьшими затратами экономией трудовых материальных и финансовых ресурсов зависят от того как решает предприятие вопросы в области снижения...

Всеобщая неорганизованность, бюрократические безумия, неуважение к времени человека отнимают десятки миллионов человеко-часов ежегодно. Если каждый наш совершеннолетний соотечественник в течение года потерял один час для получения очередной бумажки, мы все потеряли за этот год около десяти миллионов человеко-часов. А ведь в год каждый из нас тратит далеко не один час драгоценного времени на преодоление пустых, никому не нужных, засоряющих нашу жизнь барьеров.

Даниил Гранин в «Этой странной жизни», книге, с которой началось современное отечественное движение тайм-менеджмента, еще в 1974 году писал: «Проблема разумного, человеческого обращения со Временем становится все настоятельней. Это не просто техника экономии, проблема эта помогает понять человеку смысл его деятельности. Время -- это народное богатство, такое же, как недра, лес, озера. Им можно пользоваться разумно, и можно его губить. Рано или поздно в наших школах начнут учить детей времяпользованию.». Автор убежден, что с детства надо воспитывать любовь к природе и любовь ко времени. И учить, как беречь время, как его находить, как его добывать. Самое же главное -- научить отчитываться за время».

Невозможно в одночасье изменить страну, но возможно начать с себя. Найти резервы времени, уменьшить расходы на поглотители, начать более разумно использовать невосполнимый капитал.

Общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» -- хронометраж. Он характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» времени, понять, куда оно реально тратится.

Провести хронометраж нетрудно. Необходимо взять любой блокнот. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинать фиксировать в нем все, что делается в течение дня. Обращаться к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксировать все дела с точностью до 5-10 минут.

Если в работе много мелких отвлечений, не стоит их фиксировать. Мелкие прерывания и отвлечения вы можно отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитать количество галочек, умножить на две-три минуты -- и получен количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

Вести такой учет необходимо несколько дней, желательно -- 3-4 недели. Впоследствии полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал -- чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени. Некоторые любители ведут сплошной хронометраж годами.

Сам процесс учета, еще до начала анализа полученных данных, уже весьма полезен. Он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет, где время тратится неэффективно. К этому стрессу нужно относиться спокойно.

Есть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять -- измерь». Она справедлива и в личной работе. Если вы хотите улучшить структуру вашего времени, снизить расходы на поглотители, есть смысл воспользоваться количественными измерителями.

Человек так устроен, что, как только начинает наглядно фиксировать некоторый количественный показатель, он сам начнет изменяться в лучшую сторону. Время на поглотители начнет снижаться, время на приоритетное -- повышаться.

Хронометраж и формирование показателей помогают бороться с любыми поглотителями времени, это универсальная методика.

Всегда можно отыскать необходимые резервы времени.

Один из самых типичных поглотителей времени -- время, проводимое в общественном транспорте или автомобиле. Для оптимизации транспортного времени можно:

В автомобиле все несколько сложнее, читать книгу можно только в пробках. Помогут аудиокниги. Художественных книг в аудиоформате великое множество; книг по бизнесу несколько меньше, но также достаточно. Кстати, аудиокниги чрезвычайно полезны не только в автомобиле, но и в общественном транспорте в часы пик, когда читать бумажную книгу затруднительно (только в метро нужно подобрать наушники, минимально пропускающие внешний шум). Наконец, аудиокниги удобны при ходьбе, велосипедных прогулках и т. п.;

• -- отдыхать. Решение «отдохнуть и расслабиться» ничуть не менее грамотно с точки зрения использования времени, чем чтение полезной книги. Но это должно быть действительно сознательное решение и действительно отдых -- отключиться мысленно от всех проблем, включить плеер или цифровой диктофон с любимой музыкой и т. п.;
• -- выбирайте нестандартные маршруты и время;
• -- учиться. Например, учить язык. Носить с собой карточки с новыми словами: с одной стороны иностранное слово, с другой -- русский перевод. Сделать ксерокопию нескольких страниц из учебника и вчитываться в транспорте. Во время ходьбы обдумывать прочитанное;
• -- обдумывать конкретный список вопросов. Если нет списка конкретных вопросов к размышлению, то скорее всего, абстрактное думание -- просто пережевывание одного и того же на холостых оборотах мозга, без смысла и пользы. Гораздо лучше иметь конкретный список вопросов к размышлению в транспорте, и еще -- в ходе размышлений обязательно нужно делать пометки в блокноте, чтобы не потерять ценные идеи;
• -- делать исходящие звонки. Кстати, в таком режиме достаточно удобно «съедать лягушек» (многие «лягушки» бывают именно неприятными телефонными звонками). Человек заперт в машине, его вниманию гораздо труднее переключиться на что-либо другое, чем на рабочем месте. Очень много неприятных телефонных вопросов можно решить за полчаса езды.

Командировка - это прекрасный «кайрос» для плотной эффективной работы:

• -- много времени в самолете или поезде -- прекрасного времени, в которое не отвлекают телефонные звонки, заглядывающие коллеги, холодильник с едой, телевизор и т. д.;
• -- «мобилизационный режим» (чужой город, жизнь вне дома, жесткий ритм встреч) сам по себе настраивает на плотную работу;

Важно время командировки грамотно использовать, а для этого стоит не расслабляться под предлогом командировки. Для этого необходимо:

• -- определить и использовать «кайросы»: посетить Нижегородский кремль, в обеденный перерыв на конференции пообедать не просто так, а с потенциальным заказчиком, к командировке в Алма-Ату добавить денек на отдых в горах на Медео, и т. д.
• -- запланировать работы на транспортное время. Самолет и поезд очень хороши для работы над долгосрочными приоритетными задачами, на которые в рабочей текучке не хватает времени. Для дополнительной настройки себя на работу или отдых добавьте музыку (с ноутбука, плеера, цифрового диктофона). Обязательно распределите литературу к чтению: сложное и важное -- в самолете, деловой журнал -- во время досмотра и в аэропортовском автобусе и т. п.;
• -- запланировать отдых и работу на вечера. Например, типовой сценарий отдыха: ужин, полчаса прогулка, полчаса спокойная книга. Работа на вечер -- скорее всего умственная, не эмоциональная (с документами, цифрами и т. д.) Принцип тот же, что и в отдыхе: в ходе рабочего дня вы скорее всего потратили много эмоционально-энергетического ресурса.

Ну и самое главное -- собственно цели командировки. Так, «провести переговоры и «заключить наконец-то договор» -- две разные вещи.

Нельзя рассчитывать на то, что дела будут идти по плану, не обходимо быть готовым ко всему.

Компьютеры, факсы и автомобили -- ломаются. Такого рода форс-мажоры могут отнимать достаточно большое количество времени. Но это еще не повод опустить руки.

Первый шаг управления форс-мажорами -- перестать списывать на них что попало. Начальник неожиданно озадачил, и нужно менять план дня -- форс-мажор. Клиент опоздал на встречу -- опять форс-мажор. Это вовсе не форс-мажор, а всего лишь изменчивость жизни. Чтобы с ней работать, нужно всего лишь освоить гибкое планирование.

Поломка техники -- прекрасная возможность разгрести завалы: расписать долгосрочные цели, заняться простой разгребательной работой: в бумагах, на рабочем столе, в шкафах; сделать телефонные звонки, особенно неприятные, откладываемые со дня на день.

Необходимо создавать резервные копии информации. В хорошо управляемых компаниях IT-департамент регулярно создает резервные копии всей корпоративной информации. Но даже он не охватывает все. Например, контакты в мобильном телефоне или бумажные визитки. Хорошо бы регулярно переносить информацию с них в электронное хранилище контактов. А то ведь именно в нужный момент визитка потеряется, а на ней от руки записаны мобильный телефон контрагента и его ценные мысли… Наконец, ключевые текущие документы. Обязательно необходимо резервировать их на дискету или USB-флэшку, хранимую подальше от компьютера (на случай прорыва батареи отопления). Контактную и справочную информацию желательно еще дублировать в бумажном виде -- на случай проблем с компьютерами, читаемостью файлов и т. д.

Казалось бы, возникает дополнительная работа -- как это вяжется с тайм-менеджментом? Однако, необходимо помнить один из основных принципов тайм-менеджмента: в условиях бездорожья и разгильдяйства: рассчитывать не на планы, а на непредсказуемость обстановки. Военные, которые постоянно имеют дело с непредсказуемостью, давно освоили принцип дублирования значимой информации, каналов связи, систем защиты.

На совещаниях съедается море времени. Ведь один час совещания -- это 5, 10, 20 человеко-часов, в зависимости от количества участников. Миллион книжек и статей про это написано, «а воз и ныне там». Основные принципы проведения совещания:

• 1. определить формат совещания и не смешивать разные форматы в рамках одного совещания. Типовые форматы:
  • -- мозговой штурм. Цель: креативно решить проблему. Правила: сначала «генерация идей» (любой степени безумности) с их обязательной фиксацией, и только после этого -- этап критики и проработки на реализуемость;
  • -- планерка-оперативка. Цель: скоординировать действия членов команды в текущей ситуации, довести до людей нужную информацию, оперативно отреагировать на текущие проблемы. Правила: «Появилась гениальная идея -- запиши не озвучивая, вынеси на стратегическое совещание». Желателен жесткий порядок (очередность) выступлений, наличие в письменном виде стандартного списка вопросов;
  • -- стратегическое совещание. Цель: обсудить перспективные направления развития, принять решения по масштабным, долгосрочным вопросам. Правила: желательно наличие в явном виде сформулированных и прописанных критериев принятия решений (расстановки приоритетов);
• 2. определить круг участников. Иногда полезно использовать «ньюмаваши» (по-японски -- «окучивание корней») -- небольшие совещания в малых группах, позволяющие в первом приближении согласовать позиции перед большим совещанием;

Отдельно необходимо определить лидера, принимающего решения и направляющего ход дискуссии и отдельно -- секретаря, следящего за временем, фиксирующего все мысли и составляющего итоговый протокол. Как правило, эти две функции стоит разделить;

• 3. определить список вопросов для обсуждения. Начинать рассмотрение вопросов, естественно, необходимо с приоритетных;
• 4. определить длительность совещания и назначить ответственного за время;
• 5. организовать обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов. Если к совещанию рассылаются какие-либо материалы (что крайне желательно), обеспечить их прочтение участниками. Например, так:
  • -- разослать краткое описание проблемы, по которой необходимо принять решение на совещании;
  • -- затребовать с участников прислать по e-mail минимум 2-3 варианта решения проблемы в срок не позднее чем за сутки до начала совещания;
  • -- не приславших -- не допускать на совещание. Пусть один-два раза решение проблемы несколько пострадает -- зато в будущем совещания будут гораздо более эффективны;
• 6. использовать схемы. Если вспомнить 10 адресов знакомых, именно точных адресов -- «ул. Вавилова, д. 25, кв. 15», в лучшем случае можно вспомнить лишь 2-3. А вот на основе зрительной памяти наверняка можно добраться в сотню-другую мест. Зрительная память имеет более высокую емкость, чем словесная. Поэтому все вопросы, обсуждаемые на совещании, необходимо материализовать в виде схем. Благодаря «запакованной» в эти схемы информации на следующем совещании будет легко вспомнить все уже достигнутые результаты и не ходить вокруг одного и того же вопроса несколько раз. Схемы можно сфотографировать и разослать участникам как приложение к протоколу принятых решений;
• 7. зафиксировать и разослать принятые решения. Необходимо обязательно вернуться к этому протоколу на следующем совещании. Если результаты совещания не зафиксированы -- можно считать, его не было вообще;

В заключение разговора об изыскании резервов времени необходимо разобраться с тем, где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента.

Первое правило: использовать для этого любые «отходы времени». Вполне достаточно тех обрезков и обрывков, которых бывает множество в течение каждого рабочего дня. Например, в курилке, в пробке или во время ходьбы, в приемной руководителя.

Второе правило: создать четкий ритм повышения личной эффективности. Ежедневная чистка зубов или душ не считается «напрягом», потому что это давным-давно вошло в привычку, создан ритм. То же самое в управлении личным временем -- лучше заниматься этим вопросом по 15 минут ежедневно, чем большими наскоками, но нерегулярно.

Существует три простых принципа тайм-менеджерского ритма:

• -- ежедневно -- одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.;
• -- еженедельно -- внедрение новой техники управления временем: провести тотальный хронометраж недели; выбросить все бумажки и завести ежедневник; придумать структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.;
• -- ежеквартально -- «дисциплинарная неделя»: жить «правильно», не давать себе поблажек, выделять полчаса в день на тайм-менеджмент.

Вложения времени в тайм-менеджмент -- это не затраты, а инвестиции. Успешные люди отличаются от не очень успешных именно тем, что выделяют достаточно времени на инвестиции в свое будущее.

Необходимо использовать техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.