Необходимость контроля в организации

Определение 1

Буквальный перевод французского слова «controle», от которого происходит современное слово «контроль», означает «вторичная запись с целью проверки первой».

Впервые контроль начал использоваться в бухгалтерском учете, отсюда и значение исходного термина. Академическое понятие контроля подразумевает ряд действий по наблюдению и проверке соответствия контролируемого объекта и процесса его функционирования принятым законам, планам, нормам или стандартам.

Контроль является одной из классических функций организационного менеджмента и неотъемлемым элементом процесса управления. Необходимость контроля в организации можно объяснить рядом положений:

1. Контроль помогает снизить или устранить неопределенность, появляющуюся в процессе разработки планов и программ действий;
2. С помощью контроля можно предвидеть и предотвратить возникновение кризисных ситуаций;
3. Контроль позволяет менеджменту оценить эффективность различных видов деятельности, чтобы определить успехи и проблемы в конкретной области.

Выделяют различные причины, объясняющие необходимость существования контрольной функции в организации. Первая причина заключается в том, что деятельность подразделений и сотрудников организации необходимо постоянно анализировать и отслеживать даже небольшие возникающие проблемы, так как они могут иметь накопительный эффект и привести к серьезным негативным последствиям. Вторая причина состоит в неопределенности внешней среды, которая вынуждает организацию оперативно реагировать на постоянные изменения. И наконец, рост и развитие организации приводит к повышению сложности бизнес-процессов, протекающих внутри нее. Без использования инструментов контроля становится невозможным наблюдать за деятельностью и решать возникающие проблемы.

Значение контроля для деятельности компании

Контроль позволяет констатировать и анализировать результаты деятельности, оценивать их и делать на основе оценок соответствующие выводы. Данные выводы, в свою очередь, помогают организации корректировать стратегию своей деятельности с учетом проблем и изменений.

Контроль также дает возможность создать систему справедливой оценки персонала, который занят в достижении организационных целей, связанную с результатами деятельности сотрудников. Такая система оценки представляется сотрудникам наиболее честной и повышает уровень их мотивации. С помощью контроля становится возможным оценить со всех сторон компетентность менеджмента, принимающего управленческие решения.

Контроль позволяет оценить эффективность реализации мер и планов, составленных на основе принятых управленческих решений. С помощью контроля в организации формируется система обратной связи, которая помогает в выполнении функций оценки, поощрения и информирования как сотрудников, так и управленческого персонала.

Контроль как инструмент развития организации

Контроль можно рассматривать как один из ключевых инструментов развития компании. Реализация управленческого процесса невозможна без функции контроля.

Замечание 1

Особенность контроля состоит в том, что он играет двойственную роль в процессе менеджмента организации. Контроль представляет собой заключительную стадию управленческого цикла и является при этом связующим звеном между двумя системами – управляющей и управляемой.

Контроль в значительной степени интегрирован с другими элементами системы управления. Это приводит к тому, что становится практически невозможным определить круг деятельности любого из сотрудников таким образом, чтобы он задействовал какой-либо из элементов менеджмента, не учитывая при этом функцию контроля. Таким образом любая из управленческих функций находится во взаимодействии с функцией контроля, а областью применения контрольной функции можно считать все процессы организации, которые так или иначе оказывают влияние на результаты ее деятельности.

Какова роль контроля в управлении? Какие виды контроля вы знаете?

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет менеджеру выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Внешний контроль : государственный, вневедомственный, ведомственный, аудиторский, общественный.

Контроль – это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы предприятия; процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей.

Контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Контроль называют также обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. Цель контроля состоит не в том, чтобы «поймать», «уличить», «схватить», главное – оказать работникам помощь в осуществлении желательной линии поведения. (Сущность контроля – приложение № 10).

Необходимость контроля (назначение):

Исчезает неопределенность.

Никакие тщательно разработанные планы и программы не смогут учесть всё, что нужно. Контроль нужен для того, чтобы корректировать деятельность фирмы и устранять неопределенность:

Изменение законов

Специализация и разделение труда

Изменение технологии

Неправильно выбранная структура

Конкуренция

Человеческие ресурсы

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций.

Ошибки и проблемы, возникающие в работе, переплетаются, если их вовремя не исправить, с помощью контроля можно фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

(Если Вы неверно застегнули верхнюю пуговицу пиджака, то неверно будут застегнуты и все остальные).

Поддержание успеха.

Контроль выявляет не только ошибки, но и успех. Он помогает определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективны.

Контрольный «Трезубец»:

1.Предварительный контроль – ведется до начала работы. Это договоры, стандарты, должностные инструкции. Предварительно контролируются ресурсы – человеческие, материальные, финансовые.

2.Текущий контроль – измеряются фактические результаты работы, идет информация, работает обратная связь с исполнителями, корректируются отклонения.

3.Заключительный контроль – фиксируют итоговые результаты, оцениваются движение к цели и отклонения, определяются санкции (вознаграждение или наказание).

Требования к контролю:

1. Стратегическая направленность;

2. Ориентация на результаты;

3. Соответствие делу;

4. Своевременность;

5. Гибкость;

6. Простота;

7. Экономичность.

Вопросы для закрепления:

1. Какова роль контроля в управлении?

2. Какие существуют общие требования к эффективно поставленному контролю?

3. Каковы основные виды контроля с точки зрения времени их осуществления по отношению к выполняемой работе?

4. Для чего необходим контроль?

Укажите один верный вариант ответа:

1. Контроль – это:

А) Процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения определенных целей организации

Б) Процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей

В) Совокупность процессов, совершаемых за определенный промежуток времени

Г) То, что вызывает определенные действия человека

2. Какой контроль фиксирует итоговые результаты:

А) Предварительный

Б) Текущий

В) Заключительный

3. При каком контроле измеряются фактические результаты работы,

Корректируются отклонения:

А) Предварительный

Б) Текущий

В) Заключительный

4. Как называется контроль, ведущийся до начала работы:

А) Предварительный

Б) Текущий

В) Заключительный

Какова роль контроля в управлении? Какие виды контроля Вы знаете?

Линейная структура. При линейной структуре управления руководители подразделений низших ступеней непосредственно подчиняются одному руководителю более высокого уровня управления и связаны с вышестоящей системой только через него. При такой организации управления, когда один руководитель отвечает за весь объем деятельности и передача управленческих решений каждому из подразделений одного уровня происходит только от одного начальника, в наибольшей степени осуществляет принцип единоначалия. Руководитель, таким образом, несет полную ответственность за результаты деятельности подчиненных ему подразделений. Доминирующим принципом построения линейной структуры служит вертикальная иерархия, обеспечивающая простоту и четкость подчинения.

Функциональная структура. В основе формирования функциональной структуры управления лежит принцип полноправного распорядительства: каждый руководитель имеет право давать указания по вопросам, входящим в его компетенцию.

Линейно-функциональная структура. Наиболее универсальной формой организации управления долгое время считалась линейно-функциональная структура, основанная на сочетании преимуществ линейной и функциональной форм. Данный подход обеспечил качество новое разделение труда в управлении, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжения и принимать решения при участии и помощи функциональных служб.

Программно-целевые структуры. Многочисленные поиски новых методов обоснования управленческих решений и оценок достигнутых результатов, более эффективного использования материальных и трудовых ресурсов, правильного соотношения централизации и децентрализации в управлении привели к созданию так называемых программно-целевых структур, базирующихся на комплексном управлении всей производственной системой в целом как единица объектом, ориентированным на отдельную цель.

Матричная структура. Требования гибкости и адаптивности, разумной координации всех видов управленческой деятельности, предъявляемые сейчас к решению многочисленных производственных задач, привели к созданию матричной структуры. При матричном подходе к организации управления важное значение приобретает интеграция комплекса работ, направленных на достижение поставленных целей. Основополагающим принципом здесь является не совершенствование отдельных подразделений с точки зрения иерархии подчинения, а улучшение их взаимодействий, обеспечивающего эффективное решение той или иной проблемы. Это требование выполняется в матричной структуре, поскольку параллельно с функциональными подразделениями создают специальные органы (проектные группы) для решения конкретных производственных задач. Эти проектные группы формируется из специалистов функциональных подразделений, находящихся на различных уровнях управленческой иерархии.

Матрично-штабная структура. При всей компетенции органов линейного руководства и руководителей проектов в матричной структуре необходимо все же их непосредственное сотрудничество с целью разработки требований к результатам выполнения программ, анализа альтернатив управленческих решений на основе высокой профессиональной ориентации. Такая форма организации управления называется матрично-штабной структурой управления. Отличительная особенность в том, что она отражает все виды руководства: линейное, функциональное, тематическое и обеспечивает всестороннюю координацию деятельности между ними, сохраняя единство распорядительства и контроля за ключевыми организационно-техническими решениями на высшем уровне.

В современных условиях сущность контроля заключается в том, что он является важнейшим средством организации и регулирования всей деятельности предприятия. Роль управленческого контроля в организации заключается в том, что он проникает во все области правоотношений, затрагивая интересы миллионов людей и тысяч предприятий. По этой причине необходимой становится организация контроля, обеспечивающая принятие оперативных управленческих решений.

Роль управленческого контроля в организации заключается в выявлении слабых сторон, оптимальном использовании ресурсов, вводе в действие резервов, исключении кризисных ситуаций.

Функционирование отдела финансового контроля на предприятии характеризуется наличием соответствующей информации для контроля. Для эффективного осуществления управленческого контроля также должна быть создана соответствующая система внутреннего управленческого контроля.

Система контроля

Роль управленческого контроля в организации следует рассматривать на основе системы контроля, которая включает несколько элементов:

1. субъекты контроля (те, кто контролирует),
2. объекты контроля (на кого направлен контроль),
3. предмет контроля (то, что контролируют),
4. принципы контроля,
5. методы контроля (с помощью чего контролируют).

Необходимость контроля

Использование контроля в организации обусловлено многими факторами. Необходимо предупреждать возникновение проблем (ошибок), которые могут возникнуть в ходе работы организации. Если вовремя не исправить эти ошибки, то в дальнейшем могут появиться другие, более серьезные и опасные.

Роль управленческого контроля в организации в данном случае заключается в том, что он способствует выявлению проблем и корректировке деятельности организаций до момента, пока данные проблемы не перерастут в кризисную ситуацию.

Контроль необходим также для поддержания успеха компании. Роль управленческого контроля состоит здесь в поддержании всех успешных начинаний в деятельности организации. При определении успехов и неудач организации и их причин, руководство получает возможность достаточно быстрой адаптации организации к динамичным внешним условиям, обеспечивая наибольшие темпы продвижения к основным целям.

Роль управленческого контроля в организации характеризуется различными видами контроля. Существует несколько классификаций контроля в зависимости от времени осуществления, степени охвата, сроков проведения, формы осуществления.

В соответствии со временем осуществления можно выделить предварительный, текущий и заключительный виды контроля.

Предварительный контроль обеспечивает практическую реализацию устанавливаемых требований, норм, стандартов и процедур.

Текущий контроль проводят непосредственно в ходе работы. Чаще всего этот вид контроля проводит сам руководитель посредством проверки работы подчиненных. Роль управленческого текущего контроля в организации и системе управления основана на обратной связи.

Заключительный контроль осуществляют по окончанию работы, когда полученный результат можно уже сопоставить с заданным результатом.

При осуществлении контроля очень важен правильный выбор проверяемых параметров и установка заданий и критериев их выполнения, которые будут адекватно восприняты подчиненными.

Другие виды контроля

Ко второй группе, которая классифицируется в соответствии со степенью охвата, относятся общий (полный, сплошной) и выборочный контроль. Общий контроль происходит при сплошном изучении производственной деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль применяется при проверке соблюдения технологического процесса (например, выпуск крупных партий деталей массового производства).

В соответствии со сроками проведения контроль может быть систематическим, периодическим и разовым.

Примеры решения задач

ПРИМЕР 1